Técnicas de negociación con proveedores

Técnicas de negociación con proveedores

Detrás de toda acuerdo comercial con proveedores debe existir una estrategia clara apoyada en una visión de futuro sólida. Saber hacia dónde te diriges es clave para poder tomar decisiones para el largo plazo y tejer un ecosistema de colaboradores y proveedores que supongan alianzas de negocio estratégicas para nuestra empresa. Estás son algunas técnicas de negociación con proveedores para tener en cuenta.

Cómo se debe negociar con proveedores

Esto implica que los acuerdos entre organizaciones tengan muchos más matices que la mera valoración por precio de sus productos y servicios: miradas desde el prisma estratégico y de construcción de relación a medio y largo plazo, las negociaciones con proveedores ideales deben construirse desde un enfoque de beneficio común para sendas estrategias de negocio, y en el que contemplemos algunos puntos clave más, como: 

  • La escalabilidad del producto o servicio para adaptarse a tus necesidades de negocio,
  • Condiciones de fidelización y optimización del producto o servicio en medios y largos plazos (mejoras económicas, en rapidez y prioridad de servicio, formación continua, apoyo en ventas, etc.),
  • Encaje y sinergias entre la oferta de valor del proveedor y la tuya propia que potencien un servicio o producto conformado en común, 
  • El valor añadido y único que su producto o servicio aporte y con ello sume exclusividad al tuyo propio, 
  • La notoriedad del propio proveedor y de su producto o servicio, de la que también se pueda beneficiar tu empresa como colaboradora con este, etc.

Confianza y transparencia

Pero además de esto, debemos considerar otros aspectos más subjetivos y emocionales que entrarán en juego en el proceso, lo queramos nosotros o no. Factores como la confianza o la transparencia y fiabilidad serán determinantes para llegar a un acuerdo.

Y es que no en vano, sabemos ya que el ser humano toma algunas de sus decisiones clave de manera emocional y desde el corazón, si bien es la cabeza quién acaba justificando dichas decisiones. 

Esta premisa, ampliamente utilizada por el neuromarketing y probada desde la neurociencia, hace que debamos poner en juego otro tipo de habilidades personales en la negociación, que se suman además a la buena práctica de haber realizado previamente un adecuado benchmarking de proveedores y recolección de información distinta sobre los puntos arriba indicados para poder valorar y no basarnos en un único enfoque.

Como todas las habilidades, éstas se pueden entrenar con la puesta en práctica, y basándonos en algunos métodos que nos simplifiquen este proceso inicialmente. La preparación es la clave.

Particularmente desde mi experiencia trabajando durante años en ecosistemas de colaboración abierta con proveedores, y como coach que soy, me ha funcionado muy bien basarme en estas claves que comparto hoy contigo, para establecer relaciones confiables, de medio y largo plazo, en términos de beneficio mutuo, y que he llevado incluso de un ecosistema a otro para mis distintos proyectos profesionales. 

Establecer objetivos

Lo primero y fundamental, es tener cristalino cuál es el objetivo del establecimiento de la relación con el proveedor. Qué queremos obtener, en cuanto a todos los puntos importantes arriba descritos (racionales y emocionales), y los que cada cual precise añadir para completar el paradigma de relación que necesite establecer. 

Tener este primer paso claro, nos facilitará el enfoque a lo largo de la conversación, que debería contemplar las siguientes variables para llevarnos al éxito mutuo: 

  • Teniendo claro el objetivo, el “qué”, es más sencillo ser flexible en el “cómo”, las distintas vías y opciones para alcanzar el objetivo, lo cual, facilitará bastante llegar a un acuerdo manteniendo la esencia de lo que ganaríamos por ambas partes. 
  • No perder de vista el objetivo nos anclará siempre en la conversación para llegar a un acuerdo sin perdernos por el camino en otras variables que no sean clave para nosotros, teniendo muy claro siempre qué queremos llevarnos de la misma
  • Utilizar el objetivo como ancla además denota seguridad y transmite confianza durante la negociación. Generar un clima de seguridad y confianza no debemos confundirlo nunca con una apariencia de superioridad. La clave es establecer un entorno de igualdad en cuanto a la importancia del objetivo y estrategia de ambas partes negociadoras. Y si en este entorno logramos alinear nuestros objetivos, ya tendremos mucho avanzado en el proceso de negociación. 
  • Conocer “para qué” buscamos nuestro objetivo ayudará a entender tu motivación subyacente y a apelar a la emoción e intención que hay detrás del “qué”. Del mismo modo, conocer esta información de aquel con quién pretendes negociar te ayudará a empatizar mejor con su necesidad más profunda, con su interés e intención más intrínseca, y acercar posturas desde ese punto. Este enfoque conversacional apela a los intereses detrás de la posición de cada involucrado en la mesa de negociación, y esto incrementa el nivel de empatía en la conversación, fundamental en la negociación.
  • Debemos considerar en todo momento que la conversación para negociar con nuestros proveedores debe conducirnos a crear un acuerdo basado en un objetivo común. Partiremos de la exposición de objetivos particulares en torno a los cuales se establecerá la conversación inicial, pero no debemos perder el foco de que es clave moldear juntos un objetivo común, de equipo, para asegurar el éxito duradero de la negociación. Esto es lo que coloquialmente conocemos como “acuerdo win-win”, pero con un trasfondo que va más allá del intercambio de beneficio: se trata de la construcción de un beneficio mayor que el propio. Si es común y de medio o largo plazo, siempre será mejor garantía de éxito que la ganancia de una sola parte en corto plazo. Por este motivo, no te recomiendo negociar nunca desde una posición de ego y de unicidad. La reciprocidad y el beneficio mutuo y común son los caballos ganadores en la negociación con proveedores.
  • A la hora de abordar y moldear el “cómo” alcanzar este acuerdo común y barajar distintas opciones, es importante que lleves claro lo que tienes tú para aportar a la relación con tu proveedor y para sumar a sus objetivos estratégicos. Recuerda que se trata de construir un acuerdo que logre un beneficio común mayor que el beneficio de la actual situación que cada uno tenga por separado antes del acuerdo, y por lo tanto la negociación no debería basarse sólo en lo que un futuro proveedor ponga sobre la mesa para aportar a vuestro acuerdo. 
  • Es clave dejar todos los puntos del acuerdo por escrito y firmado por ambas partes. Lo ideal es que, además de dejar por escrito los parámetros cuantitativos y objetivos del acuerdo, a modo de contrato tradicional, podamos reflejar además las variables descritas anteriormente de forma breve, a modo de contrato más relacional y emocional, lo que sellará un compromiso mutuo en situaciones más complicadas que podríais encontraros en el futuro. 
  • Y para finalizar, es importante que sepas que la negociación sólo acaba de empezar con la primera conversación con tu proveedor: la confianza se teje y fortalece con el trabajo común y el mantenimiento de una relación sólida y continua, y esto implica no olvidarte de nutrirla a lo largo del tiempo. Puede que esto no te parezca tan relevante al inicio y cuando todo marche sin complicaciones, pero ten por seguro que marcará la diferencia cuando tengáis que afrontar dificultades en vuestros proyectos y servicios comunes.  

Técnicas de negociación de precio

A la hora de establecer relaciones con nuestros proveedores que sean ventajosas para ambas partes y se basen en la confianza mutua, debemos olvidarnos de que el precio se ponga en el centro de estas conversaciones: si bien sabemos que es un condicionante importante, no debe ser nunca el único ni el principal para alcanzar un acuerdo de éxito

En realidad, una de las claves de una negociación de precio exitosa está en que el foco no lo pongamos en obtener un mejor precio de los servicios o productos para nosotros mismos en la conversación: eso debería ser una consecuencia de un buen trato comercial, basado en una buena relación y un buen acuerdo establecido para otros términos que impactan finalmente en el precio. 

A continuación, menciono algunas técnicas clave de negociación que impactan en precio y que podrás utilizar en las negociaciones de contratos con proveedores, siguiendo el enfoque que menciono arriba: 

  • En la conversación con tu proveedor, destaca claramente cuál es la aportación de valor diferencial que otorgas a la oferta y servicio común que estableces junto a él, con tus capacidades y productos, lo que será el valor añadido que obtendrá a cambio, y por el que adquirirá un mayor o menor compromiso contigo en el acuerdo que alcancéis. Esto preparará un contexto más favorable para obtener ventajas adicionales.  
  • Si un precio no encaja en tu presupuesto de costes para un determinado servicio o producto, resultará más profesional y positivo entender cuáles son los parámetros de estos tipos que redundan en un mayor coste:
  1. Experiencia que el proveedor está poniendo a tu disposición, 
  2. Rapidez de entrega o desarrollo, 
  3. Costes estructurales que tiene, que por otro lado suelen dotar de una mayor garantía y solidez en la prestación de sus servicios o productos, 
  4. Exclusividad del conocimiento que aporta vs demanda en mercado, etc.

Centrarse en el valor del acuerdo

Si centramos el diálogo en entender los puntos que impactan en el valor, abrimos mayores posibilidades de negociación y denotamos mayor profesionalidad y respeto por nuestro proveedor que si entramos  a negociar directamente por el precio sin contemplar el resto de variables. 

Esta apertura de enfoque habilita abrir otras vías de negociación posible, enfocándonos en otras variables:

  • Gestiona las expectativas desde el inicio comunicando las características que son más prioritarias del servicio o producto que necesitas, con transparencia y claridad, y tratando de establecer un clima de confianza y respeto sin entrar en valoraciones subjetivas. Me refiero a comunicar con claridad si el precio es una clave prioritaria sobre la experiencia para tu empresa o para tu necesidad puntual, o si la exclusividad y rapidez de prestación del servicio cobra mayor relevancia en tu caso. De esta forma, te ahorrarás muchas negociaciones innecesarias también con quien no vaya a existir viabilidad de moldear un objetivo común en términos y beneficios perseguidos.  
  • Ante todo, guarda confidencialidad: debes ser muy cuidadoso a la hora de comunicar las alternativas con otros proveedores (no comunicar si nos malas, sí si son sensiblemente mejores) y mucho menos de desvelar información que es confidencial acerca de precios, plazos, y características de los servicios. Puede que no llegues a un acuerdo ahora por precio, pero no descartes que pueda darse a futuro si realmente existen otros intereses que podrían uniros. Y en esto, mantener una relación mutua de respeto jugará un papel muy relevante. 
  • En el apartado anterior hablábamos de establecer acuerdos largoplacistas que beneficien condiciones de prestación y precio en términos de fidelización: este tipo de acuerdos facilitan la optimización de costes y por lo tanto, suelen tener un impacto en el precio de los productos y servicios para clientes que establecen este tipo de contratos. Premiar la confianza que te aporta un proveedor incrementando el volumen de servicios o productos que le contratas a él supone también una ventaja, ahorrando habitualmente costes y esfuerzos logísticos que repercuten favorablemente en tu inversión. Si además supone un aumento del ticket medio en los pedidos que realices a tu proveedor, esto ya establece un nuevo escenario en que poder negociar una mejora en precios en favor de una mayor garantía de ingresos para él. 

Técnicas de negociación con proveedores difíciles

¿Qué sucede si tu proveedor está en una situación ventajosa con respecto a ti en la negociación, no se muestra muy proclive a llegar a un acuerdo igual de beneficioso para ambos o no se muestra flexible para barajar opciones asumibles por ambas partes?

La realidad es que el acto de negociación de compras se torna complicado cuando alguna de estas situaciones se da con uno de nuestros proveedores. Y lo cierto es que, si dispones de alternativas, será mejor tratar de negociar con quién no vaya a suponer un quebradero de cabeza para tu empresa en una relación estratégica a largo plazo. 

Pero en algunas ocasiones, no tenemos tantas alternativas como quisiéramos, y tampoco es cuestión de tirar la toalla a la primera de cambio. Hay formas de darle una oportunidad más a ese acuerdo con proveedores difíciles, para viabilizar una relación profesional que acabe siendo beneficiosa para ambas partes y en la que incluso se vaya fraguando poco a poco una mayor confianza y estabilidad. 

Desde luego, en estos casos, es clave hacer mayor hincapié en la generación de confianza para romper barreras a la búsqueda de opciones en que ambas partes podáis trabajar de forma cómoda. Mi experiencia me dice que hay tres pasos imprescindibles y que no pueden faltar para lograr un acuerdo con un proveedor difícil: 

  • Elevar el nivel de empatía y denotar curiosidad por los intereses de tu proveedor desde el inicio. Resulta fundamental que la primera fase de la conversación para la negociación con tu proveedor se focalice en el entendimiento de su interés. Esto te resultará clave para recopilar información, ponerte en sus zapatos, y poder proponer alternativas que trasciendan sus barreras iniciales. 
  • Asertividad y autoliderazgo al poder: Ambas habilidades juegan un papel clave en todo tipo de conversaciones, pero en una negociación difícil más. 
  • La asertividad implica, entre otras capacidades, establecer y comunicar adecuadamente límites y saber decir “no”, siempre desde un clima de respeto y entendimiento de los intereses mutuos, y para situaciones concretas en que no aludimos directamente a la persona sino a la situación concreta y necesidad específica si precisamos alegar argumentos negativos que impiden el acuerdo, con el fin de no negativizar la relación y perjudicar posibles acuerdos en el futuro, aunque ahora no lleguen a suceder.
  • El autoliderazgo es fundamental para mantener nuestra posición con respecto a aspectos esenciales que deben continuar presentes en cualquier acuerdo que alcancemos, como nuestros valores como empresa y nuestro propósito corporativo. Por encima de todo, es fundamental mantener la calma por muy tensa que llegara a ser la situación que pudiéramos vivir en una negociación difícil y tratar de actuar como espejo de lo que esperamos de esa situación, para mantener intacta nuestra intención y objetivo en la misma, y sin caer en valoraciones subjetivas y personales.
  • Utiliza la “técnica del 2%”: esta técnica es tremendamente sencilla, pero personalmente me resulta muy útil para ayudarme a adquirir un enfoque más distanciado y positivo en conversaciones complicadas o donde los interlocutores están muy alejados del acuerdo. La conocí gracias a Juan Martínez, Director de Cultura y Desarrollo de Talento, y reconozco utilizarla a menudo incluso en conversaciones personales y fuera de lo profesional. 

Escucha y sé paciente

La técnica consiste en practicar una escucha muy activa durante una conversación complicada o con la que compartes poco en cuanto a valores esenciales u objetivos, y tratar de capturar al menos un 2% de información con la que sí estés de acuerdo

Esta especie de juego te sitúa en una posición en la conversación con un rol más de “observador objetivo” y te ayuda a poner el foco en encontrar ese porcentaje y punto de posible encuentro. Llegues finalmente a acuerdo o no, al menos de esta forma conseguirás no impregnar tus argumentos de valoraciones subjetivas, e incluso dar un feedback que pueda iniciar con esos puntos de encuentro que encontraste, suavizando el cierre de la conversación. 

Aquí tienes un conjunto de técnicas que hacen los negociadores difíciles y cómo actuar frente a estos comportamientos.

Buscar una mejor oferta

No hay nada más difícil que negociar sin una alternativa. Los grandes negociadores saben esto y trabajan duro para crear otras alternativas a la negociación.

La mayoría de las personas se olvida de esto y procura, a veces por preservar una sensación de lealtad y otras por falta de esfuerzo, centrar sus esfuerzos en una sola negociación al mismo tiempo.

Para llegar a un acuerdo con un proveedor de forma eficiente, es importante que dispongas de un MAPAN bien evaluado (el siguiente mejor plan B que dispones) de tal forma que abandonar la conversación no suponga una pérdida demasiado alta.

Algunas empresas tienen como requisito en sus contrataciones, en sus departamentos de compras, presentar junto a la oferta seleccionada la mejor alternativa que se disponía, junto con anotaciones de las diferencias y las acciones que se tomaron para mejorar ambas propuestas.

Desarrollar paralelamente dos negociaciones, al menos, con el mismo objetivo y tratar de obtener lo máximo de cada una de ellas genera un poder de decisión que determina completamente el curso de cada negociación. Cuando sabes que puedes salir de la negociación con un plan B disponible, esto cambia la actitud y la forma en que enfrentas cualquier situación en el transcurso del acuerdo.

Autor

  • Sandra Solís

    Sandra Solís es Coach certificada por el Instituto Europeo de Coaching. Está especializada en Liderazgo 360º y Reinvención profesional, y es además mentora en desarrollo de carrera profesional, proyectos de cultura y liderazgo para empresas, y formadora en habilidades. Se ha formado también en la escuela americana The Leadership Circle, y cuenta con más de 14 años de experiencia liderando y mentorizando equipos y profesionales en proyectos intra-emprendedores y de transformación digital y cultural para empresas.

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